Lettera h)
L’attuazione del criterio di delega di cui alle lettere e), f), i) e p) del comma 4 dell’unico articolo della legge delega ha comportato modifiche di ampia portata in quanto ha imposto il riordino delle disposizioni concernenti la procedura di mediazione, allo specifico fine di favorire la partecipazione delle parti e l’effettivo confronto sulle questioni controverse, regolando altresì le conseguenze della mancata partecipazione alla procedura di mediazione. Più in particolare, i principi di delega intendono conferire alla procedura di mediazione una concreta effettività, in modo che le parti che vi aderiscono, fin dal primo incontro, insieme al mediatore, si dedichino concretamente alla ricerca della migliore e stabile soluzione del conflitto che le contrappone.
L’articolo 8 del d.lgs. n. 28 del 2010 è stato quindi sostituito al fine di collocarvi i fondamentali principi che regolano la procedura avanti al mediatore.
Il comma 1 prevede gli adempimenti del responsabile dell’organismo di mediazione, una volta ricevuta la domanda di mediazione. È stato reso più flessibile e meno stringente il termine per il primo incontro tra le parti, da tenersi tra i venti e i quaranta giorni dal deposito della domanda, al fine di evitare che la tempistica eccessivamente ridotta ostacoli una adeguata preparazione del primo incontro e, da parte dell’organismo, l’individuazione del mediatore ritenuto idoneo ad occuparsi della controversia. Sono stati inoltre meglio precisati gli oneri di comunicazione a carico dell’organismo successivi alla ricezione della domanda di mediazione, in modo che alle parti arrivino immediatamente tutte le informazioni utili per il più efficace avvio della procedura. È stata conservata la previsione che, nelle controversie tecnicamente complesse, l’organismo possa nominare uno o più mediatori ausiliari.
Il comma 2 è stato introdotto allo scopo di dare adeguata collocazione alla previgente disposizione di cui al soppresso comma 6 dell’articolo 5, secondo la quale la comunicazione della domanda di mediazione alla controparte produce sulla prescrizione gli stessi effetti della domanda giudiziale e impedisce, per una volta, la decadenza. Al fine, inoltre, di evitare che eventuali lentezze procedurali dell’organismo di mediazione possano danneggiare gli interessi delle parti che ricorrono alla mediazione che quindi, già solo per questo, possono essere indotte a non avvalersi di tale procedura, si prevede che la parte che presenta la domanda possa provvedere autonomamente alla comunicazione alla controparte al fine di avvalersi dell’effetto interruttivo della prescrizione o dell’impedimento della decadenza, senza esonero degli obblighi di comunicazione che continuano a gravare sull’organismo di mediazione.
Il comma 3 riprende quanto precedentemente previsto al comma 2 dell’articolo 8, precisando che il procedimento di mediazione si svolge senza formalità presso la sede dell’organismo di mediazione o nel luogo indicato dal regolamento di procedura dell’organismo.
Il comma 4, in attuazione del criterio di cui alla lettera f), stabilisce che le parti, in linea di principio, sono tenute a partecipare personalmente alla procedura di mediazione ma, in presenza di giustificati motivi, possono delegare un proprio rappresentante, a condizione che sia informato sui fatti e che sia munito dei poteri per conciliare la lite. Tale possibilità è solo in apparente contrasto con il principio di partecipazione effettiva e attiva alla procedura in quanto rappresenta, invece, un ulteriore strumento partecipativo utilizzabile da chi, per varie ragioni (ad esempio salute, età, impegni inderogabili concomitanti con gli incontri fissati dal mediatore) non potrebbe partecipare di persona agli incontri fissati dal mediatore rischiando di far fallire la mediazione ovvero di prolungarne eccessivamente la durata.
L’espressa previsione della possibilità di partecipare mediante un delegato ha reso necessario stabilire in modo chiaro che il mediatore deve verificare la sussistenza dei poteri rappresentativi delle persone comparse davanti a lui e darne atto a verbale.
Il comma 5, al fine di riordinare e razionalizzare le disposizioni in tema di procedimento di mediazione, attribuisce idonea collocazione al principio secondo cui, nei casi di mediazione obbligatoria per legge, ossia nelle ipotesi di cui all’articolo 5, comma 1, e quando la mediazione è demandata dal giudice, ciascuna parte deve essere assistita dal proprio avvocato.
Il comma 6, in attuazione della lettera e), ha ripreso la previsione (di cui al previgente comma 3), secondo cui il mediatore si adopera affinché le parti raggiungano un accordo amichevole di definizione della controversia, ed è stato integrato al fine di precisare le attività e gli oneri che gravano sulle parti della procedura di mediazione e sullo stesso mediatore il quale, in linea generale, è tenuto preliminarmente a informare le parti, nel primo incontro, sulle modalità di svolgimento della mediazione ed è tenuto ad adoperarsi affinché sia raggiunto un accordo di conciliazione. Allo stesso tempo si richiamano espressamente i doveri di leale cooperazione nel rispetto del canone della buona fede, che gravano sulle parti e sui loro avvocati al fine di realizzare l’effettivo confronto sulle questioni controverse. Si è inoltre stabilito che del primo incontro è redatto verbale a causa del mediatore, sottoscritto da tutti i partecipanti.
Tale disposizione sottolinea e ribadisce l’importanza del primo incontro, non più finalizzato a una mera informativa alle parti sulla procedura, la cui funzione è stata invece potenziata e sono previsti specifici oneri a carico del mediatore anche finalizzati a far constare l’eventuale soddisfacimento della condizione di procedibilità, e del relativo verbale.
Il comma 7 contiene la previsione (precedentemente collocata nel comma 4 dell’articolo 8) che il mediatore può avvalersi di esperti, i cui compensi sono stabiliti nel regolamento di procedura dell’organismo. Inoltre, in attuazione del principio di cui alla lettera i), è stata aggiunta la previsione che le parti, al momento della eventuale nomina dell’esperto, possano accordarsi per stabilire che la relazione da questi redatta possa essere prodotta nell’eventuale processo davanti al giudice. L’accordo di produrre la relazione nell’eventuale giudizio deroga ai limiti di utilizzabilità del documento formato nella procedura di mediazione, derivanti dal dovere di riservatezza sancito dall’articolo 9. In caso di produzione, si è previsto che tale documento venga valutato ai sensi dell’articolo 116, primo comma, del codice di procedura civile.
Tale disposizione, in armonia con le generali finalità della delega in materia di mediazione, concorre a incentivare le parti ad avvalersi di tale procedura, proprio in quanto consente, se non si raggiunge l’accordo di conciliazione, di avvalersi delle attività tecniche svolte durante la procedura stragiudiziale.